Die wichtigsten Informationen und Tipps rund um IT-Compliance in deinem Unternehmen
Die Digitalisierung geschäftlicher Vorgänge nimmt weltweit rasant zu. Daher sehen sich viele Unternehmen und Organisationen mit steigenden Richtlinien im Rahmen der IT-Compliance konfrontiert. Da dies Einfluss auf nahezu alle Geschäftsprozesse nimmt, ist ein einwandfreies Compliance-Management von großer Bedeutung, sonst kann es schnell teuer werden. Welche Anforderungen gestellt werden und wie du damit umgehen kannst, erfährst du hier.
IT-Compliance umfasst in erster Linie die Einhaltung bestimmter Maßstäbe für die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Dabei kann es sich sowohl um gesetzliche Vorschriften als auch vertraglich oder unternehmensintern vereinbarte Verpflichtungen handeln.
Grundsätzlich werden damit wichtige Aspekte des Datenschutzes, der internen Sicherheitssysteme und der Corporate Governance abgedeckt. Eine Missachtung dieser Vorgaben kann nicht nur hohe Geld-, sondern ebenfalls Freiheitsstrafen für die Verantwortlichen nach sich ziehen. Selbst wenn dies nicht der Fall sein sollte, wirken sich Verstöße negativ auf das Image des Unternehmens aus.
Die drei wichtigsten Aspekte der IT-Compliance und wie du sie bewältigen kannst
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) reguliert den öffentlichen und nicht- öffentlichen Umgang mit personenbezogenen Daten. Sie schützt damit die Privatsphäre natürlicher Personen. Die DSGVO trat 2018 verbindlich in Kraft und gilt für alle EU-Mitgliedsstaaten. Aufgrund unterschiedlicher Faktoren haben viele Unternehmen jedoch immer wieder Schwierigkeiten damit, den Anforderungen der Verordnung gerecht zu werden. Das liegt unter anderem an den komplexen, teilweise unüberschaubaren Anforderungen. Weitere Gründe sind fehlende finanzielle Mittel, nicht ausreichend Personal und Mangel an technischen Möglichkeiten. Um eine hohe Strafe, die auf eine Missachtung der DSGVO folgt, umgehen zu können, solltest du daher folgendes beachten.
- Verschaffe dir zunächst einen Überblick über die Bereiche deines Unternehmens, in denen personenbezogene Daten eine Rolle spielen.
- Datenschutz-Einwilligungen sowohl von Kunden als auch von internen Mitarbeitern sollten kontrolliert und bedarfsweise eingeholt werden.
- Für Unternehmen ab einer Mitarbeiterzahl von 10 Personen ist es absolut notwendig, einen qualifizierten Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Dabei kann es sich sowohl um einen betriebsinternen als auch externen Beauftragten handeln.
Das IT-Sicherheitsgesetz wurde 2015 veröffentlicht, die aktuelle Version 2.0. trat jedoch erst im Mai 2021 in Kraft. Die darin enthaltenen Richtlinien gelten für Betreiber kritischer Infrastrukturen (KRITIS) und schützen in erster Linie deren Sicherheit. Alle KRITIS müssen bis Juni 2023 den vorgegebenen Maßstäben gerecht werden. Unter anderem handelt es sich dabei um die Optimierung informationstechnischer Systeme, damit Störungen oder Fehler minimiert werden. Außerdem zielt das Gesetz auf mehr Transparenz gegenüber dem Verbrauche ab. Durch bestimmte IT-Sicherheitskennzeichen sollen die Sicherheitsstandards eines Produktes sichtbarer werden. Das BSI setzt damit auf einen sicheren Umgang mit der voranschreitenden Digitalisierung. Die ISO 27001-Zertifizierung gilt diesbezüglich als weltweit anerkannter Maßstab für Unternehmen und Organisationen.
- ISO 27001trägt zu einem umfangreichen Schutz vertraulicher Daten sowie einer deutlichen Verbesserung deiner gesamten IT-Infrastruktur bei.
- Mit dem Zertifikat vermittelt dein Unternehmen Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten und sorgt damit für ein positives Image.
Die Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ist ein weiterer Bereich, der unter die Richtlinien der IT-Compliance fällt. Das Gesetz gilt bereits seit 1998. Ziel des Ganzen ist die Verbesserung der Corporate Governance. Unternehmen sind folglich dazu angehalten, ein Risikofrüherkennungssystem zu betreiben. Durch jährliche Lageberichte, in denen die Risikoberichte des Unternehmens veröffentlicht werden, soll zudem mehr Transparenz gewährleistet werden. Außerdem wird in erster Linie die Haftung von Vorständen, Aufsichtsräten und Wirtschaftsprüfern damit erweitert.
Wie kann dein Unternehmen die Standards einhalten?
- Geltungsbereiche prüfen. Analysiere, welche IT-Bereiche deines Unternehmens von den Richtlinien betroffen sind. Nicht alle Gesetze sind für dich zwingend relevant. Welche Prozesse müssen also optimiert werden und welche nicht? Untersuche, wo es zu Risiken kommen könnte.
- Kommunikation mit Mitarbeitern. Deine Mitarbeiter sollten in das Thema eingewiesen werden, um ein Risiko der Datensicherheit zu vermeiden. Die interne Veröffentlichung der Policy ist diesbezüglich von großer Bedeutung.
- Einstellung eines IT-Compliance-Managers. Gute Kompetenzverteilung ist ein wichtiger Faktor im Umgang mit IT-Compliance. Daher sollte sich ein IT-Compliance-Manager im besten Fall um die Analyse von Schwachstellen, die Kontrolle der Datensicherung und die entsprechenden Technologien kümmern.
- Zusammenarbeit mit Managed-Security-Services-Provider. Sollte es Schwierigkeiten bei der Organisation und Durchführung einer internen IT-Compliance-Policy geben, ist es ratsam auf eine externe Lösung in Form eines Managed-Security-Services-Providers zurückzugreifen.
Bring mit unserer Hilfe Ordnung in deine IT-Compliance-Policy
IT-Compliance umfasst einen großen Bereich, weswegen es vielen Unternehmen oft schwerfällt, Ordnung und Struktur in die Einhaltung der hohen Anforderungen zu bringen. Mit den richtigen Methoden und einer professionellen Problembehandlung der noch existierenden Mängel, ist jedoch auch dieser Aspekt zu bewältigen.
Hast du noch Fragen oder Anliegen? Sprich uns an und wir helfen deinem Unternehmen bei der Organisation deiner IT-Compliance-Policy.
